متن کامل یادداشت میثم شهنیانی معاون برنامه‌ریزی و توسعه فولاد خوزستان به شرح زیر است:
پیشرفت بی‌وقفه‌‌ی فن‌آوری و دانش به همان میزان که افق‌های نو و فرصت‌های تازه‌ی بهبود و توسعه را فراهم نموده است، در مقیاسی گسترده‌تر خطر عقب ماندن و خروج از میدان رقابت را ملموس‌تر گردانیده و روش‌های رقابت و پیروزی را پیچیده‌تر کرده است. شرط موفقیت در میدان مسابقه‌ی تولید، آشنایی و تسلط بر قواعد مسابقه، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، تکمیل، بهبود و به روز کردن امکانات، تاسیسات، ساختار و فرآیندهاست. شرکت فولاد خوزستان که تاریخ پر‌افتخارش به پیشینه‌ای گران‌سنگ و نقش آفرینی‌هایی فخر‌آفرین مزین است، با بهره‌مندی از تجربه و دانش و متکی بر توان و نیروی جسم و تفکر پولاد‌مردانی که سالیان متمادی در کوره‌ی تولید آبدیده شده‌اند، سزاوار است که بر بلند بالای بام صنعت فولاد کشور و منطقه نقش‌آفرینی کند.
هر چند به اقتضای شرایط اقتصادی و پیشرفت‌های پر شتاب صنعت، صدای گام‌های رقبا نزدیک‌تر از همیشه به گوش می‌رسد، اما جهشی پیروزمندانه و کارساز که تنها و تنها در سایه‌ی هدف‌گذاری، اراده، دانش، برنامه و پشتکاری دلسوزانه و خالصانه محقق می‌شود، می‌تواند فولاد خوزستان را بر اریکه‌ای که شایستگی آن را دارد بنشاند. جهش و حرکتی حساب شده، همه‌جانبه، هوشمندانه و مبتنی بر انتخابی آگاهانه. ایمان داریم به یاری خداوند رحمان و همت دلسوزان توانمند، جهش و حرکتی فراتر از آنچه که در ذهن می‌گنجد، در عرصه‌ی عمل تحقق یافتنی است. ان‌شااله شاهد افقی روشن در آتیه‌ای نزدیک کام همکاران را شیرین می‌کند.
معاونت برنامه‌ریزی طرح و توسعه به عنوان بازوی اجرایی شرکت فولاد خوزستان در تعریف و اجرای طرح‌های بهبود و توسعه، با بهره مندی از کارکنان کارآمد و باتجربه از خانواده‌ی فولاد، گام‌های بلندی در مسیر اعتلای شرکت و دستیابی به اهداف و افق‌هایی والا برداشته است. امیدوارم با مداومت، پشتکار و بهبود مستمر و با پیرایش روش‌ها و ساختار، اتکا بر حمایت‌های همه‌جانبه‌ای هیات مدیره و مدیرعامل، روز به روز با اراده‌تر از قبل زمینه‌ساز حرکت فولاد در مسیر روشن موفقیت باشد.
بر خود لازم می‌دانم در راستای فرهنگ پاسخ‌گویی و ارتباط سازنده با صاحبان واقعی فولاد، گزارش عملکرد و برنامه‌های این مجموعه را به محضر همکاران فرهیخته ارائه دهم. قبل از شروع گزارش شایسته است بر این حقیقت که عملکرد و داشته‌های ما خالی از ضعف و نقصان نیست اذعان نموده و دست یاری بسوی همکاران توانمند و مبتکر برای فائق آمدن بر کاستی‌های خود دراز کنیم.
امید داریم در سایه‌ی حمایت و پشتیبانی خالصانه کارکنان سخت‌کوش و کاردان خانواده بزرگ فولاد خوزستان، از نور راهنمای انتقادات سازنده و خیرخواهانه‌ی همکاران گرامی بهره‌مند شویم و چشم‌های تیز بینتان در هموارتر کردن عرصه‌ی پرواز فولاد یاری‌گر باشد.
در بدایت کلام اگر از تلاش و مجاهدت همکارانی که پیش‌تر از مجموعه‌ی فعلی سکان‌دار فعالیت‌های معاونت بوده‌اند قدردانی نکنیم شرط اخلاق و انصاف را به نکویی پاس نداشته‌ایم. ضمن سپاس و قدرشناسی زحمات آن یاران پیشکسوت و بزرگوار، همواره نیازمند رهنمودهای راهگشا و مدبرانه آنان هستیم.
رویکرد و خط مشی معاونت برنامه‌ریزی طرح و توسعه از نیمسال دوم ۱۳۹۹ بر محورهای چهارگانه‌ی زیر تعریف و پایه‌گذاری شده است:
۱. بهبود و اصلاح فرآیندها
بی‌شک کارآمدی و پیشرو بودن نیازمند ایجاد زمینه و ساختار لازم و متناسب با وضعیت و شرایط روز است. فرآیندهای مختلف مربوط به زمینه‌های فعالیت معاونت از جنبه‌های مختلف نیازمند بازنگری و پیرایش بوده و برای اثرگذاری و نقش آفرینی در مسیر توسعه لازم بود فرآیندهای ناکارآمد حذف و یا اصلاح شود. لذا معاونت طرح و توسعه در فرآیندهای مختلف در فازهای تعریف، تصویب، طراحی، برنامه‌ریزی، اجرا، پایش و نظارت طرح‌ها بازنگری نموده و با کاهش موانع مسیرهای اجرایی را کارآمد کرده است.
اقدامات مدیریتی انجام شده در این زمینه:
· ایجاد پل‌های ارتباطی با عوامل تصمیم‌گیر، در مراحل قانونی و دریافت مجوزها وتسهیل و تسریع در برگزاری مناقصات طرح‌ها
· ایجاد ارتباط مستقیم با بهره‌بردار نهایی طرح به منظور تامین منویات بهره‌بردار در زمان روند اجرایی و محصول نهایی
· برگزاری جلسات منظم و حضوری با مجریان طرح و مدیران عامل شرکت‌های پیمانکار
· بازدیدهای میدانی از طرح‌های اجرایی نواحی (هر طرح در ماه حداقل یکبار مورد بازدید گروه معاونت معاون، مدیر پروژه، مدیر برنامه‌ریزی و کنترل طرح‌ها، مدیر مهندسی کاخانه، مشاورین نظارت عالیه و کارگاهی و … قرار می‌گیرد).
· گرفتن مجوز افزایش ساعات کاری مجریان طرح‌ها و پیمانکاران اجرایی از میانگین ۷ ساعت به ۱۲ ساعت در روز (تا روشنایی روز) و حتی کار بصورت دو شیفت یا سه شیفت و ادامه‌ی کار در روزهای تعطیل
· پیاده‌سازی حوزه‌های دانشی و فرآیندهای اصلی استاندارد PMBOK در روال تعریف و اجرای طرح‌ها
· بازآموزی استاندارد مدیریت پروژه PMBOK برای مجریان طرح
· تسریع در مهندسی و تهیه اسناد مناقصه از طریق تعریف و پیاده‌سازی فرآیندها و تقویت مشاور پیشگامان و بکارگیری سایر مهندسین مشاور
· تسریع در مراحل برگزاری مناقصه از طریق ایجاد هماهنگی بیشتر میان مجریان طرح با واحد امور قراردادها و کمیسیون معاملات
· پیاده‌سازی نظارت عالیه بر شرکت مهندسین مشاور پیشگامان فولاد جنوب و تقویت تیم نظارت عالیه سایر مشاورین براساس شرایط عمومی پیمان و بخشنامه‌های سازمان برنامه و بودجه به منظور کنترل کیفی و فنی طرح‌ها، کاهش و حذف تغییرات اساسی فنی در حین اجرای طرح
· تقویت گروه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نظارت کارگاهی مهندسین مشاور پیشگامان و واگذاری مسئولیت‌های کنترلی بیشتر
· ایجاد روال سخت‌گیرانه و کنترلی به منظور بررسی درخواست‌های جدید الحاقیه زمانی و مالی پیمانکاران پروژه با ایفای نقش واقعی کنترل پروژه
· گرفتن مجوز جهت امکان فعالیت ۲۴ ساعته به منظور جبران تاخیر به وجود آمده در روند پیشرفت طرح‌ها
· بازنگری در روند تهیه اسناد مهندسی و مناقصه پروژه‌ها و اجرای صحیح آن در جهت تهیه اسناد با کمترین نقص (برگزاری جلسات خبرگی با همه ذینفعان) با هدف تاثیر مستقیم در اجرای موفق طرح‌ها
· پیگیری تامین کمبود نفرات کارفرمایی طرح‌ها طبق چارت موجود وتقویت ساختار کارفرمایی طرح‌ها
۲. توسعه و افزایش ظرفیت منابع انسانی
خروجی اقدامات سازمان در واقع نتیجه‌ی کارکرد منابع انسانی است. لازمه پیشرفت کارآمدی و به‌روز‌رسانی ظرفیت، دانش منابع انسانی مجموعه، توسعه ظرفیت و توانمندی، تقویت بنیه‌ی اجرایی و خلاقیت مجموعه با بهره‌گیری از دانش روز دنیا است.
معاونت برنامه‌ریزی طرح و توسعه علاوه بر توسعه‌ی کیفی کارکنان یعنی همکاران و مشاورین، در مسیر توسعه‌ی کمی و متناسب با نیاز مجموعه گام برداشته است. بی‌شک تقویت تیم‌های برنامه‌ریزی و کنترل طرح‌ها مسیر توسعه و بهبود را هموار‌می‌کند.
اقدامات مدیریتی انجام شده در این زمینه:
· ایجاد زیرساخت پشتیبانی تیم مهندسی با بکارگیری نیروی کارشناسی فنی و مهندسی مجرب در واحد نظارت عالیه
· تقویت تیم برنامه‌ریزی و کنترل طرح‌ها با استفاده از نیروی کارشناسی مجرب در دفتر مرکزی و نواحی طرح‌ها
· افزایش کارشناسان بخش مشاور و نظارت مقیم کارگاهی بمنظور پیگیری و نهایی شدن سریع مسائل مهندسی
۳. تعیین تکلیف طرح‌های نیمه‌فعال و تلاش برای افزایش سرعت اجرا و جبران عقب‌افتادگی طرح‌های در دست اجرا و تبیین وضعیت طرح‌های بلاتکلیف
هر طرح با اجرای درست در مکان و زمان مناسب می‌تواند اثر بخش و سود‌آفرین باشد. بی‌توجهی به هر کدام از اصول فوق نه تنها مزایای طرح را تحت تاثیر قرار می‌دهد، بلکه ممکن است به زیان منجر شود.
در صورتی که طرحی نیمه‌کاره رها شود و یا پیشرفت کافی نداشته باشد علاوه بر پابرجا ماندن زمینه‌ی نیاز آن طرح که منجر به تعریف طرح شده است، هزینه های بی‌ثمر صورت گرفته جنبه زیان دوچندانی را بر پیکره‌ی شرکت سرمایه گذار وارد می‌کند.
در سال ۱۳۹۹ و چند ماهی که از ۱۴۰۰ سپری شده است بسیاری از طرح‌های جاری و یا راکد مورد بازنگری قرار گرفتند. با توسعه و بهبود نظارت و پشتیبانی و پیگیری، پیشرفت بسیاری از طرح‌ها در مسیر مطلوب و با سرعت قابل قبول را شاهد بودیم. به گونه‌ای که در نمونه‌های مختلفی حجم بسیاری از عقب‌افتادگی جبران شد.
بسیاری از طرح‌های ضروری که سالیان متمادی در کنج فراموشی جا خوش کرده بودند به ریل حرکت بازگردانده شدند. امیدواریم با به ثمر نشستن این طرح‌ها، خونی تازه به رگ‌های شرکت تزریق شده و راه برای توسعه فعالیت‌ها و تکمیل زنجیره‌ی ارزش فولاد خوزستان هموار شود.
به عنوان نمونه یکی از مهمترین این طرح‌ها «احداث کارخانه اکسیژن شماره ۴ » و «احداث تیکنر جدید جهت غبارگیرهای فولاد‌سازی» دو طرح پیش نیاز واحد تولید آهن اسفنجی زمزم ۳ بود که به دلیل اشکال در اسناد مناقصه و تعلل در تصمیم‌گیری و تعیین تکلیف طی یکسال گذشته، با بررسی مجدد اسناد اصلاح شد و مناقصه به صورت EPC تعیین تکلیف و مجدد برگزار شد.
۴. تعریف طرح و تهیه اسناد مهندسی پروژ‌های جدید بهبود و توسعه
پهنه‌ی افق‌های جدید و اهداف بالا، زمانی گرد خاک راه، ره پویان را به تن خواهد دید که زیرساخت‌ها و ابزار رسیدن مورد غفلت نمانده و به نحوی شایسته و دانش محور تعریف و ایجاد گردد.
معاونت برنامه‌ریزی و توسعه در سال ۱۳۹۹ و ۱۴۰۰ در قالب طرح‌های اجرایی، اقدام به تدارک الزامات و خلق جاده‌های رسیدن به هدف نموده است. ان‌شااله به یاری خدا و همت و جهاد همکاران و با پشتوانه عظیم و بی‌بدیل فولادمردان خوزستان، این زیرساخت‌ها و طرح‌ها با برنامه‌ای مدون و دانش‌محور پیش رفته و به جرگه‌ی وجود وارد خواهد شد.
خدای را شاکریم که در این مدت زمان، طرح‌ها در مسیر بالندگی و رشد قابل توجهی قرار گرفته و یکان یکان در خدمت بهبود شرایط تولید، رعایت الزامات محیط زیست، اجرای مسئولیت‌های اجتماعی، وظایف عمرانی و توسعه و گسترش شرکت فولاد خوزستان درآمده‌اند.
تمام تلاش‌ها به کار گرفته شد که کنترل طرح‌ها مطابق سه عامل: زمان، هزینه وکیفیت تعریف شده، صورت گیرند، یکی از ابزارهای کاربرد بهینه‌ی دستاوردهای مدیریت دانش که می‌تواند با ارائه‌ی راهکار راهبردی از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری کند، توسعه و به کارگیری درس آموخته‌های مدیریت پروژه است. طبق مشاهدات و نتایج ثبت شده ،خطاهای تکرار شده گذشته طرح‌ها در قالب الحاقیه‌های زمانی و مالی چند برابری قراردادها منجر به افزایش زمان و هزینه های مضاعف شده است. لذا نسبت به شناسایی، بررسی و آنالیز عوامل و موانعی که منجر به آسیب چرخه و فرآیند شروع تا تکمیل اهداف تعریف شده اقدام نموده تا با بهبود مستمر و ساختارمند برنامه ها، فرایندها، ساختار و توانمندی‌هایمان، دیگر اقدامات مدیریتی و مهندسی مورد نیاز و مناسب، راه و مسیر فعالیت‌های معاونت را در راستای تسهیل و روانکاری اجرای وظایف و مسئولیت‌ها هموارتر و مساعدتر سازیم و همانگونه که در بدایت کلام عرض نمودم چشم امید به انتقادات و راهنمایی های تک تک همکاران توانمند داریم.
قدردان همکاران فعال در معاونت برنامه‌ریزی و توسعه هستیم که ارائه‌ی طریق‌ها ثمره‌ی تفکر نو اندیش و کارساز آنها بوده و سنگینی تمامی اقدامات و برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌ها بر دوش پرهمت آنها هموار شده است. پر واضح است هر اثر مثبت و نهال به بار نشسته در حیطه‌ی معاونت برنامه‌ریزی و توسعه، میوه‌ی بازوان پرتوان و اراده‌ی آهنین آن یاران توانا و مبتکر است.
بی‌شک تلاش و مجاهدت‌های تمامی همکاران در معاونت توسعه و ارکان زیر مجموعه، بدون حمایت‌های همه جانبه مدیرعامل و قائم مقام ایشان در این حوزه و دریافت رهنمودها و راهکارهای لازم در برحه‌های مختلف به چنین جایگاهی نیل نمی‌نمود.
در انتهای کلام گزارش و اطلاعات برخی از پروژه‌های پیش گفته و نتایج حاصله در قالب نمودار را جهت اطلاع همکاران گرانقدر تقدیم می‌نمایم. پیروزی و بهروزی همکاران عزیز و در گروه معظم فولاد خوزستان را آرزومندم.
